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Salas de datos virtuales: beneficios, usos y herramientas

La tecnología ha transformado la forma en que operan las empresas y la forma en que trabajan los empleados en todo el mundo.

Varias nuevas tecnologías, como teléfonos inteligentes, SaaS, computadoras portátiles, tabletas, etc., han fomentado los espacios de trabajo digitales y el trabajo remoto. Estos juegan un papel importante en la transformación digital, permitiendo que los equipos trabajen de manera más eficiente que nunca.

Los VDR o Virtual Data Rooms son uno de los componentes de esta revolución tecnológica. Las salas de datos virtuales han cambiado por completo la forma en que las empresas hacen negocios. Este artículo explorará los VDR, sus beneficios, usos y algunos proveedores de VDR.

¿Qué es un VDR o data room virtual?

Una sala de datos virtual es un espacio o depósito en línea donde las organizaciones almacenan datos y archivos confidenciales. Utilizan VDR en caso de transacciones financieras o cuando tratan con terceros.

Los VDR son servicios de almacenamiento basados ​​en la nube que permiten compartir información privada o confidencial con socios, clientes, etc.

Las salas de datos virtuales utilizan métodos de encriptación fuertes, lo que hace que el almacenamiento sea bastante confiable y seguro. Los VDR codifican los datos antes de moverlos al almacenamiento en la nube.

También le permiten elegir entre varias configuraciones de restricción y permisos de documentos. Esto evita que los datos se copien, compartan o impriman sin permiso.

Usos de las salas de datos virtuales

Los VDR brindan espacio para la debida diligencia requerida al finalizar un trato comercial. Estas transacciones se relacionan con documentos y archivos de gran tamaño y en mayor cantidad.

La mayoría de estos documentos son confidenciales y contienen datos muy sensibles. Un VDR proporciona una forma confiable para que todas las partes interesadas intercambien y revisen documentos mientras negocian.

Para que las empresas mantengan relaciones comerciales, son necesarias transmisiones de datos y contratos frecuentes. Las salas de datos virtuales permiten que estos contratos se almacenen y estén disponibles cuando sea necesario.

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Estos funcionan como un punto de acceso centralizado para abogados, reguladores externos e internos, contadores y otras partes. Este sistema central reduce el riesgo de retrasos y errores. También ofrece transparencia en la comunicación.

Beneficios de las salas de datos virtuales

Una sala de datos virtual es una solución perfecta para cualquier organización. Esto puede ayudar a las empresas a optimizar el proceso de intercambio de documentos y hacerlo mucho más eficiente. Ofrecen una amplia gama de beneficios, algunos de los cuales incluyen:

  • Intercambio eficiente de documentos e información críticos y privados de forma segura.
  • Proporcionar protección a la información de la organización.
  • Gestión segura de datos y documentos.
  • Accesible para múltiples partes simultáneamente.
  • Es posible descargar una gran cantidad de datos.
  • Soporta dispositivos móviles.
  • Función de búsqueda precisa disponible.

A continuación, exploraremos los casos de uso de las salas de datos virtuales.

Casos de uso para cuartos de datos virtuales

Las salas de datos virtuales son aplicables en todas las áreas relacionadas con la obtención de capital, las transacciones financieras y los tratos comerciales. Veamos algunas de las principales aplicaciones de los VDR.

Tecnología

Los VDR son soluciones muy útiles para la industria tecnológica. Estos permiten que las organizaciones tecnológicas más grandes compartan datos e información entre equipos y se extiendan por todo el mundo.

Desarrollo de negocios

Las estrategias comerciales implican una gran cantidad de uso de tablas de datos. El uso de VDR ayuda a identificar tendencias de datos que, de otro modo, pasarían desapercibidas.

Banco de inversiones

Banco de inversiones

La industria de la banca de inversión hace un uso extensivo de las instalaciones de salas de datos virtuales. Procesos como la obtención de capital, las ofertas públicas iniciales y las fusiones y adquisiciones requieren un enorme intercambio de datos, lo que hace que VDR sea imprescindible.

sector juridico

La industria legal implica una gran cantidad de papeleo. Sin embargo, este papeleo se convierte en documentos electrónicos. Y así, las salas de datos virtuales han entrado en juego en esta industria para almacenar, recuperar y compartir documentos legales.

empresas contables

Los VDR ayudan a las organizaciones de contabilidad y auditoría a compartir sus cuentas e informes de auditoría con sus clientes en una plataforma segura.

Bienes raíces

Empresas inmobiliarias

El negocio inmobiliario implica mucho papeleo e intercambio de documentos. Un VDR ayuda a almacenar y administrar estos documentos sin ningún riesgo.

Salas de datos virtuales o físicas

Anteriormente, antes de la evolución de la tecnología digital, se utilizaban cuartos de datos físicos. Estos se utilizaron para almacenar documentos críticos, documentos de propiedad intelectual, etc. Las salas de datos físicos eran ubicaciones físicas reales.

Pero ahora, con la evolución de la tecnología digital, los documentos virtuales o electrónicos han reemplazado a los documentos físicos. Como resultado, las salas de datos virtuales han reemplazado a las salas de datos físicas. Las salas de datos virtuales tienen muchas ventajas sobre las salas de datos físicas. Descubramos algunos de ellos:

#1. diferencia de costo

Las salas de datos físicos requieren espacio para alquilar e instalaciones de seguridad adecuadas para proteger los documentos. Esto significó que hubo enormes costos en términos de alquiler, mantenimiento, seguridad, etc.

Por otro lado, las salas de datos virtuales son soluciones en la nube que brindan la capacidad de almacenar grandes cantidades de datos de forma segura. La sala de datos virtual es mucho más rentable que la sala física.

#2. Tiempo de recuperación de datos

En las salas de datos físicas, puede imaginar lo difícil que sería buscar entre las pilas de documentos presentes. Tardarías horas en hacerlo, aunque esté perfectamente organizado.

Comparado con eso, los VDR le permiten hacerlo sin problemas y en segundos. Cualquier persona autorizada para acceder a los documentos puede buscar y recuperar datos inmediatamente sin ningún tiempo de espera.

#3. Eficiencia

Los VDR ayudan a mejorar la eficiencia de la gestión de documentos y, por lo tanto, de los procesos comerciales. Ya que permite que los documentos lleguen a múltiples postores en poco tiempo.

Pero cuando se habla de salas de datos físicos, los postores deben hacer una cita para acceder a la sala. Por lo tanto, el nivel de eficiencia sería bajo.

#4. Comunicación confidencial

Los VDR permiten la comunicación confidencial y privada entre las partes. Puede responder preguntas específicas de otra organización sin dar acceso a nadie a su información. Puede autorizar a cualquiera a ver sus documentos o más.

#5. Supervisión

Los VDR proporcionan un seguimiento sencillo de las vistas de documentos. Al mismo tiempo, esto es imposible en cuartos de datos físicos. No puede controlar quién ve qué documento. Pero las salas de datos virtuales le permiten ver cuántas personas han visto sus archivos. Obtiene informes diarios sobre esto, lo que facilita el seguimiento.

Varios proveedores de salas de datos virtuales ofrecen excelentes funciones. Las diferentes características le permiten administrar de manera eficiente y efectiva sus documentos y archivos en línea.

Herramientas de sala de datos virtual

Exploremos los mejores proveedores de salas de datos virtuales que puede considerar.

iDeals

iDeals proporcionar una forma de colaborar y compartir de forma segura sus documentos comerciales críticos. Le permite cargar sus archivos utilizando la sencilla función de arrastrar y soltar. Puede descargar los archivos a granel y ahorrar un tiempo valioso.

video de Youtube

Admite más de 25 formatos de archivo diferentes y le permite integrarse con Windows Explorer. Sus sencillas opciones de búsqueda de texto y filtros hacen que la recuperación de datos sea mucho más conveniente.

Ansarada

Ansarada es una sala de datos virtual inteligente que funciona mucho más que una simple solución de almacenamiento y uso compartido de archivos. Se integra con otras plataformas para permitir la sincronización bidireccional y ofrece la funcionalidad de arrastrar y soltar para permitirle cargar documentos y archivos rápidamente.

video de Youtube

Ansarada te permite rastrear y controlar todas tus acciones. Se basa en el poder de la inteligencia artificial, que lo ayuda a automatizar informes, predecir resultados y más.

CapLinked

CapLinked proporciona soluciones seguras y sencillas de salas de datos virtuales para que las organizaciones almacenen sus documentos de forma segura. Le permite cargar documentos al instante y restringir el acceso otorgando permiso a las partes que desee.

video de Youtube

Puede cargar archivos de forma masiva y ahorrar un tiempo valioso. La seguridad de nivel empresarial garantiza que sus documentos críticos estén siempre seguros y protegidos. CapLinked ofrece salas de datos para proyectos, organizaciones y empresas de todos los tamaños y presupuestos.

OneHub

Colabore fácilmente y sin problemas con sus colegas, clientes y socios de forma segura. Con OneHubpuede compartir su información comercial privada sin preocupaciones.

video de Youtube

Le permite cargar archivos rápidamente con la funcionalidad de arrastrar y soltar. Su seguimiento de actividad avanzado le permite rastrear todo en la sala de datos. Puede tener vistas previas de alta calidad para más de 30 tipos de archivos. Puede optimizar fácilmente la colaboración asignando tareas, otorgando permisos y más.

Esta sala de datos viene con encriptación de grado bancario.

Caja

Caja le permite gestionar de forma segura sus licitaciones, fusiones y adquisiciones y contratos con la máxima protección. Viene con más de 1400 integraciones para facilitar el proceso. Le permite mejorar su experiencia de usuario al permitir vistas previas en el navegador y acceso móvil.

caja

Su seguridad de alta gama evita el acceso no autorizado y garantiza un acceso seguro a los documentos. Los controles de carpetas y los fuertes permisos de usuario rastrean actividades sospechosas.

Ultimas palabras

Entonces, verá cuán importantes y útiles son las salas de datos virtuales cuando hablamos de documentación crítica. Todas las industrias que involucran documentación y transacciones electrónicas necesitan salas de datos virtuales seguras para garantizar la máxima seguridad de los documentos.

Puede considerar cualquiera de los proveedores de VDR sugeridos anteriormente y concentrarse en su trabajo profesional sin preocupaciones.

Luego, puede consultar el software de automatización de documentos para ahorrar horas de trabajo.

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