En muchos casos, las hojas de cálculo de Excel se utilizan para organizar la información financiera en un formato lógico. Y, a menudo, los datos de origen utilizados para completar una hoja de cálculo provienen de archivos PDF de estados financieros y facturas.
Si desea que la información de su hoja de cálculo sea más completa, puede incrustar el archivo de origen PDF. En este artículo, veremos cómo incrustar un PDF en su hoja de cálculo de Excel. Además, aprenderá a vincular el PDF al archivo original para que las actualizaciones realizadas en el original se reflejen en la copia incrustada.
Nota: Excel para Mac NO permite objetos como archivos PDF, por lo que hemos encontrado una solución alternativa limitada que puede usar.
Cómo incrustar un PDF en Excel en una Mac
Como se mencionó anteriormente, debido a problemas de seguridad y las políticas de Apple, no puede incrustar «directamente» un PDF en Excel para Mac como puede hacerlo con Windows. Sin embargo, hemos descubierto una solución alternativa que podría funcionar para usted. Normalmente agrega un «objeto» que es el archivo PDF, y puede hacer doble clic en la imagen para abrir el archivo o hacer clic con el botón derecho y elegir «Abrir». Mac muestra el error «No se puede insertar el objeto» en su lugar. Mac aún le permite insertar objetos de archivo de Office porque puede escanear la aplicación de archivo (Word, Excel, etc.) y realizar una verificación de seguridad, pero todo lo demás es nulo y sin efecto.
La opción que descubrimos le permite insertar una imagen o icono como un archivo y luego agregarle un enlace, esencialmente haciendo lo mismo que insertar el objeto PDF. La única diferencia es que debe crear una miniatura (creatividad genérica o captura de pantalla), elegir usar una imagen del archivo o buscar una imagen genérica en la biblioteca de Office. Siga los pasos a continuación para agregar un archivo PDF a una hoja de cálculo de Excel en macOS.
Abra «Excel» y el libro de trabajo en el que desea incrustar el PDF.
Seleccione la celda donde desea colocar el enlace del archivo PDF. Técnicamente, la imagen no residirá en la celda, pero actuará como marcador de posición para insertarla.
Haga clic en el «Insertar» pestaña en la parte superior y elige «Foto -> Imagen de archivo..» o entonces «Iconos».
Busque la imagen o el icono que desee utilizar como enlace de imagen PDF.
Cambie el tamaño de la imagen para que se ajuste a su hoja de cálculo. También puede recortarlo para eliminar espacios.
Haga clic derecho (o toque con dos dedos) en la imagen/icono y seleccione «Hiperenlace…»
Asegúrese de haber seleccionado el «Página web o archivo» luego haga clic en «Seleccionar» para abrir el explorador de archivos.
Busque y seleccione el archivo PDF que desea vincular a la miniatura de la hoja de cálculo.
Haga clic en el botón «Aceptar».
Para abrir el PDF, haga doble clic en el icono o haga clic con el botón derecho (o toque con dos dedos) en la miniatura y elija «Abrir hipervínculo».
Después de seguir los pasos anteriores, obtendrá un archivo PDF incrustado en su hoja de cálculo de Excel para Mac. Haga doble clic en la imagen para abrir el archivo PDF o haga clic derecho sobre él y seleccione «Abrir hipervínculo». ¡Es así de simple!
Al seguir los pasos para incrustar un PDF en Excel en Mac, obtiene una hoja de cálculo que funciona tanto para Mac como para Windows.
Cómo incrustar PDF en Excel en PC con Windows
Incrustar un PDF en su hoja de cálculo de Excel en Windows es mucho más fácil que hacerlo en una Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11, etc. permitir objetos OLE, por lo que puede usar la opción «Insertar -> Objeto». A diferencia de Mac, puede permitir que la imagen se actualice como lo hace el archivo si lo prefiere. Sin embargo, esta opción conlleva riesgos de seguridad, por lo que la mayoría dejan una etiqueta adhesiva y dan por terminado el día. Aquí se explica cómo incrustar un PDF en Excel en Windows.
Lanzamiento «Sobresalir» luego la hoja de cálculo en la que desea trabajar.
A través de la cinta, seleccione el «Insertar» lengua.
Haga clic en «Texto,» después «Cosa.»
Elegir el «Crear desde archivo» pestaña, luego haga clic en «Recorrer» para encontrar su archivo.
Seleccione el PDF, luego elija «Insertar.»
En la ventana «Objeto», si prefiere que el archivo se muestre como un icono en lugar de una vista previa, marque la casilla «Mostrar como icono» opción.
Para crear un enlace al PDF original, de modo que los cambios realizados se repliquen en el archivo incrustado, marque la casilla «Enlace al archivo» caja. También deberá permitir imágenes actualizadas en la configuración.
Haga clic en «CORRECTO» para guardar los cambios.
Haga clic derecho en el objeto incrustado (PDF), luego elija “Formatear objeto…”
Pinchalo «Propiedades» pestaña y seleccione la pestaña «Mover y cambiar el tamaño con celdas» opción.
Haga clic en «CORRECTO» para guardar los cambios. El ícono ahora se estirará si cambia el tamaño de la celda.
Cómo incrustar un PDF en Excel en un iPad
Excel tiene una aplicación para iOS que proporciona funcionalidad de escritorio. Siga estos pasos para incrustar su archivo PDF en una hoja de cálculo.
Abra la aplicación «Excel», luego la hoja de cálculo en la que desea incrustar el archivo PDF.
En la cinta, seleccione la pestaña «Insertar».
Toca las opciones de «Texto», luego «Asunto».
Haga clic en la pestaña «Crear desde archivo», luego seleccione «Examinar».
Elija la ubicación del archivo, por ejemplo, «iCloud», seleccione el PDF y luego «Abrir».
En la ventana «Objeto», marque la casilla «Mostrar como icono» para mostrar el archivo como un icono. De lo contrario, se mostrará una vista previa del PDF.
Para crear un vínculo al archivo PDF original, de modo que los cambios realizados en el original se actualicen en el archivo incrustado, seleccione la opción «Vincular a archivo».
Presiona «OK» para aplicar los cambios.
El icono del archivo se mostrará en la parte superior de las celdas de forma predeterminada. Haga lo siguiente para hacer que el ícono se escale automáticamente si cambia el tamaño de la celda:
Mantenga presionado el archivo PDF, luego seleccione «Formatear objeto…».
Presiona la pestaña «Propiedades» y selecciona la opción «Mover y redimensionar con celdas».
Presiona OK».
Cómo incrustar un PDF en Excel en un iPhone
Siga estos pasos para incrustar un archivo PDF en su hoja de cálculo a través de la aplicación Excel para iOS:
Abre la aplicación «Excel».
Abra la hoja de cálculo donde desea incrustar el archivo PDF.
A través de la cinta, presione la pestaña «Insertar».
Pulsa «Texto» y luego «Asunto».
Elija la pestaña «Crear desde archivo», luego «Examinar».
Elija la ubicación del archivo, por ejemplo, «Dropbox».
Seleccione el PDF, luego «Abrir».
Desde la ventana «Objeto», para mostrar el archivo como un icono, marque la casilla «Mostrar como icono»; de lo contrario, se mostrará una vista previa del PDF.
Si desea que los cambios realizados en el PDF original se actualicen en la versión incrustada, elija la opción «Vincular a archivo».
Presiona «OK» para guardar los cambios.
El icono aparecerá en la parte superior de las celdas de forma predeterminada. Para un ajuste automático que se adapta si cambia el tamaño de las columnas, haga lo siguiente:
Mantenga presionado el PDF, luego seleccione «Formatear objeto…».
Elija la pestaña «Propiedades» y seleccione la opción «Mover y cambiar el tamaño con celdas».
Presiona OK».
Cómo incrustar PDF en Excel en un dispositivo Android
Siga estos pasos a través de la aplicación de Excel para Android para incrustar un archivo PDF en su hoja de cálculo:
Inicie la aplicación «Excel».
Abra el libro de trabajo en el que desea trabajar.
A través de la cinta, elija la pestaña «Insertar».
Toca las opciones de «Texto», luego «Asunto».
Toque la pestaña «Crear desde archivo», luego «Examinar».
Elija la ubicación del archivo, por ejemplo, «Google Drive».
Pulsa el PDF, luego «Abrir».
Desde la ventana «Objeto», puede mostrar el PDF como un icono marcando la opción «Mostrar como icono». De lo contrario, mostrará una vista previa.
Para crear un enlace directo al PDF original para que los cambios realizados en el original se actualicen en la versión incrustada, marque la casilla «Enlace a archivo».
Presiona «OK» para guardar los cambios.
De forma predeterminada, el icono se mostrará encima de las celdas de Excel. Para asegurarse de que se ajuste automáticamente y se adapte a cualquier cambio de tamaño de columna, haga lo siguiente:
Toque y mantenga presionado el archivo PDF, luego seleccione «Formatear objeto…».
Elija la pestaña «Propiedades» y marque la opción «Mover y cambiar el tamaño con celdas».
Presiona «OK» para aplicar los cambios.
Informes completos en Excel
Las hojas de cálculo de Excel son excelentes para almacenar, organizar y analizar datos financieros. Sus funcionalidades son prácticas y ayudan a que los informes sean lo más completos posibles.
Excel permite la inclusión de archivos de origen para referencia, con la opción adicional de incrustar archivos. Admite tipos de archivos populares, incluidos PDF. Tendrá la opción de ver el archivo como un icono o como una vista previa. También puede vincular al archivo original para que cualquier cambio que realice se refleje en la versión incrustada.
¿Qué otras funciones de Excel utiliza para informes completos? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.
Fuente
